3. Personoplysninger vi behandler

3.1 Kunder, projekter og udlejning

Når du lejer udstyr hos os, eller vi løser et projekt for dig, gemmer vi de oplysninger, der er nødvendige for at planlægge, levere og afregne opgaven. Det omfatter typisk:

Kontaktoplysninger: Navn, e-mail, telefonnummer og stilling på kontaktpersoner.

Virksomhedsoplysninger: Firmanavn, CVR, faktura- og leveringsadresse.

Projekt- og lejeoplysninger: Datoer, levering og afhentning, lokation, lejet udstyr, tilbud, ordrebekræftelser og aftalte vilkår.

Kontaktpersoner på opgaven: Navn og telefonnummer på fx produktionsleder eller crew, når det er nødvendigt for at udføre opgaven.

Økonomi: Fakturaer, betalingsstatus og eventuelle krav ved skadet eller mistet udstyr.

Korrespondance: E-mails og beskeder vedrørende opgaven.

Retsgrundlag: Art. 6(1)(b) — opfyldelse af aftale, og Art. 6(1)(c) — retlig forpligtelse (bogføringsloven). Opbevaringstider fremgår af afsnit 9.

3.2 Hjemmesidebesøgende (tourcare.dk)

Tekniske oplysninger: IP-adresse, browsertype, OS, henvisende side og besøgstidspunkt indsamles automatisk.

Adfærdsdata: Sider, tid og handlinger indsamles kun ved samtykke.

Kontaktoplysninger: Navn, e-mail, telefon, virksomhed og beskedindhold indsamles ved formularer eller nyhedsbrevstilmelding.

3.3 TourCare Cloud-brugere (app.tourcare.dk)

Identifikation: Navn, e-mail, telefonnummer.

Adresse og virksomhed: Adresse, CVR (erhvervskonti).

Konto: Brugernavn, rolle, loginhistorik.

Projekt og leje: Projekter, ordrer, fakturaer, udstyr.

Tekniske data: IP-adresse (anonymiseret ved lagring), browser- og sessioninfo.

3.4 Data spejlet fra Rentman og HubSpot

Vi spejler alle tilgængelige data fra Rentman (kontakter, projekter, udstyr, ordrer m.fl.) og HubSpot (kontakter, deals, fakturalinjer m.fl.) i en sikret EU-database til brug for drift, salg og økonomi. Data fjernes automatisk, når de slettes fra kilden. Adgang er rollebaseret.

4. Videoovervågning og adgangskontrol

4.1 Videoovervågning

Vi overvåger kontor, lager, sluseområde samt udendørsarealet foran ejendommen med videokameraer. Udendørsovervågningen foregår på privat grund. Formålet er tyverisikring, sikker drift af det halvautomatiske sluseanlæg samt dokumentation i forbindelse med klager eller tvister. Optagelser opbevares automatisk i 30 dage og slettes derefter, medmindre konkrete omstændigheder kræver længere opbevaring. Adgang er begrænset til godkendte medarbejdere.

Retsgrundlag: Art. 6(1)(f) — legitim interesse.

4.2 Netværksovervågning

Vores netværksinfrastruktur overvåger aktivitet på interne, gæste- og udviklingsnetværk af hensyn til IT-sikkerhed. Adgang til logdata er underlagt adgangskontrol og forbeholdt autoriseret personale.

Retsgrundlag: Art. 6(1)(f) — legitim interesse.

4.3 Fysisk adgangskontrol

Kontor og lager er sikret med elektronisk adgangskontrol. Erhvervskunder registreres i systemet i den periode, de skal afhente udstyr. Det eneste, der gemmes om kunden i denne periode, er projektnavn — ingen øvrige personoplysninger. Data slettes senest 90 dage efter projektafslutning af hensyn til tyveri- og revisionsformål.

Retsgrundlag: Art. 6(1)(f) — legitim interesse.

5. AI-assisterede processer

Vi anvender AI-værktøjer til interne processer, herunder bogføring, fakturering og softwareudvikling. Behandlingen sker lokalt, og personoplysninger videregives ikke til AI-leverandørers træningstjenester.

Retsgrundlag: Art. 6(1)(b)+(f).

6. Formål og retsgrundlag

6.1 Hjemmeside og kundeforhold

Drift og sikkerhed: Art. 6(1)(f) — legitim interesse.

Statistik og forbedring: Art. 6(1)(a) — samtykke.

Markedsføring: Art. 6(1)(a) — samtykke.

Besvarelse af henvendelser og leads: Art. 6(1)(f) — legitim interesse.

Levering af ydelser, udlejning og fakturering: Art. 6(1)(b)+(c).

6.2 TourCare Cloud (app.tourcare.dk)

Konto- og adgangsadministration: Art. 6(1)(b)+(f).

Levering af services: Art. 6(1)(b).

Kommunikation og notifikationer: Art. 6(1)(b)+(f).

Sikkerhed og misbrug: Art. 6(1)(f).

Statistik og platformsforbedring: Art. 6(1)(f).

Bogføring og regnskab: Art. 6(1)(c).

7. Cookies og lokal lagring

Nødvendige cookies sikrer grundlæggende funktionalitet og er undtaget fra samtykkekravet. Statistik- og marketingcookies sættes kun, når du har accepteret dem i cookie-banneret.

7.1 Hjemmeside (tourcare.dk)

Samtykke: Dit valg (“Acceptér alle” eller “Kun nødvendige”) gemmes i browserens lokale lagring (cookie_consent_choice), indtil du ændrer det eller sletter dine browserdata. Samtykket slår kun statistik til — Googles annoncefunktioner er altid slået fra.

Google Analytics: Vi bruger Google Analytics (Google Ireland Ltd.) til at måle trafik og forstå, hvordan hjemmesiden bruges. Vores Google Analytics-konto er koblet til Google Ads, men vi bruger ikke data fra hjemmesiden til annoncering eller målrettet markedsføring. Data kan blive overført til Google LLC i USA under EU–US Data Privacy Framework. Cookies: _ga og _ga_<ID> (op til 2 år).

HubSpot: Vi bruger HubSpots sporingskode (HubSpot Ireland Ltd.) til at forstå besøg og koble dem til henvendelser, du selv sender os. Cookies: __hstc og hubspotutk (op til 6 måneder), __hssc (30 minutter) og __hssrc (session).

7.2 TourCare Cloud (app.tourcare.dk)

session_id: Opretholder login-session. Varighed: op til 30 dage.

csrf_token: Beskyttelse mod CSRF-angreb. Varighed: session.

cookie_consent: Husker dit samtykkevalg. Varighed: 1 år.

theme_preference (localStorage): Foretrukken farveprofil. Varighed: indtil sletning.

8. Samtykke og tilbagekaldelse

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke ved at klikke på “Cookie-indstillinger”. Cookie-banneret åbner igen, og vælger du “Kun nødvendige”, slås statistik fra, og Google Analytics- og HubSpot-cookies slettes. Du kan også slette cookies direkte i din browser. Tilbagekaldelse berører ikke lovligheden af behandling foretaget inden tilbagekaldelsen.

Cookie-indstillinger

9. Opbevaring og sletning

Cookies: Se afsnit 7.

Aktive brugerkonti (Cloud): Løbende; slettes senest 30 dage efter kontosletning.

Videoovervågning: 30 dage; længere ved konkret behov.

Adgangskontroldata: Senest 90 dage efter projektafslutning.

Henvendelser/leads uden kundeforhold: Senest 2 år efter seneste kontakt.

Kunde- og projektdata: 3 år efter projektafslutning; ny kontakt nulstiller perioden.

Spejlede data (Rentman/HubSpot): Følger kildesystemernes slettefrister.

Bogføringsmateriale: 5 år + løbende regnskabsår, jf. bogføringsloven.

Tekniske logs og netværksdata: Senest 90 dage.

Sletningsanmodninger sendes til kontakt@tourcare.dk.

10. Modtagere og databehandlere

Vi sælger aldrig personoplysninger og videregiver dem ikke til tredjepart til markedsføring uden udtrykkeligt samtykke. Vi anvender betroede databehandlere med databehandleraftale. Blandt de vigtigste:

Cloud-hosting og database: AWS (eu-central-1, Frankfurt)

CRM og marketing: HubSpot

Rental management: Rentman

Kontorsamarbejde og e-mail: Google Workspace

Webanalyse: Google Analytics (Google Ireland Ltd.)

Derudover anvender vi leverandører inden for bl.a. telefoni, regnskab, adgangskontrol og hjemmeside. En fuld liste er tilgængelig ved henvendelse til kontakt@tourcare.dk.

Alle databehandlere opererer i EU eller under ordninger med tilstrækkeligt beskyttelsesniveau (f.eks. EU–US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser). Oplysninger videregives til myndigheder, når vi er retligt forpligtet hertil.

11. Sikkerhed

Vi anvender krypteret datatransmission (TLS), rollebaseret adgangsstyring og løbende overvågning af systemer og netværk. Adgang til personoplysninger er begrænset til medarbejdere med tjenstligt behov. Af sikkerhedshensyn offentliggøres ikke specifikke detaljer om vores infrastruktur.

12. Dine rettigheder

Du har ret til:

— Indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig.

— Berigtigelse af forkerte oplysninger.

— Sletning, medmindre vi er retligt forpligtet til at bevare oplysningerne.

— Begrænsning af behandlingen.

— Indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.

— Dataportabilitet (gælder samtykke- og aftalebaseret behandling).

— Tilbagekaldelse af samtykke med fremtidig virkning.

Henvendelse: kontakt@tourcare.dk.

13. Klage

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby — www.datatilsynet.dk

14. Ændringer

Den gældende version er tilgængelig på tourcare.dk. Ved væsentlige ændringer informerer vi Cloud-brugere direkte.

Senest opdateret: 21. september 2026